De WBVG staat voor collectief wonen. Dat is dan ook dé hoofdreden dat de WBVG niet aan individuen verhuurt maar enkel aan groepen bewoners/gebruikers, verenigd in een rechtspersoon. De meeste groepen kiezen voor een (huurders)vereniging, in enkele gevallen voor een stichting. De huurdersvereniging huurt het pand in zijn geheel van de WBVG. Hiervoor sluiten de vereniging en de WBVG een huur- en samenwerkingscontract af. De model huurovereenkomst tussen huurdersvereniging en WBVG vind je hier, de model samenwerkingsovereenkomst vind je hier.
Oprichting van een vereniging
Om een vereniging bij volledige bevoegdheid of een stichting op te richten is een bezoek aan de notaris verplicht, omdat deze moeten worden opgericht bij notariële akte. Een voorbeeldakte voor een woonvereniging vind je hier.
Statuten
Als vereniging moet je (door de notaris vastgelegde) statuten hebben. In deze statuten staan onder meer de doelstelling van de vereniging omschreven maar ook wat haar bestuursleden wel en niet mogen doen. Aandachtspunten bij het opstellen van statuten vind je hier. De vereniging moet ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel (KvK).
Het huishoudelijk reglement (HR)
Een huishoudelijk reglement regelt de interne organisatie en werkwijze van een rechtspersoon in aanvulling op de statuten. Als er per ongeluk tegenstrijdige bepalingen in staan dan zijn de statuten van een hogere orde en dus leidend. Een HR voorziet verder in onderlinge afspraken/leefregels binnen een huurdersvereniging. Een door ons opgesteld model van een HR vind je hier.
Het belang van het verenigingsbestuur
Elke woonvereniging moet een bestuur hebben. Dit bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken (huur innen, overmaken etc.) en vertegenwoordigd de vereniging tegenover derden. Bestuursleden moeten worden ingeschreven bij de KvK, geef wijzigingen van bestuursleden ook goed door aan de KvK. Tot slot: het bestuur bestaat bij voorkeur uit huurders van dezelfde vereniging, soms wordt er ook gezocht naar een extern iemand om een bepaalde functie te vervullen. Bij een stichting is dit niet altijd wijs, omdat het bestuur van een stichting zonder volmacht van leden mag handelen, in tegenstelling tot een vereniging.
De Algemene Ledenvergadering (ALV)
Belangrijke verenigingsbesluiten worden genomen in een Algemene Ledenvergadering (ALV). Als huurder van een ruimte van een woonvereniging bent je automatisch ook lid van deze woonvereniging en dat niet alleen, je hebt ook directe zeggenschap in het beleid van je woonvereniging. Het bestuur van een vereniging is verplicht om minstens eens per jaar een ALV te organiseren, en wel binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Daarbij moet het bestuur een jaarverslag samenstellen (een overzicht van de in- en uitkomsten) en rekening en verantwoording afleggen over het gevoerde beleid. Staat een statutenwijziging of ontbinding van de vereniging op de agenda, dan moet het bestuur de leden daar minimaal zeven dagen van tevoren van op de hoogte brengen. Ook het benoemen, herbenoemen en ontslaan van bestuursleden vindt plaats tijdens een ALV.
De verplichtingen van een woonvereniging
Van de woonvereniging wordt door de WBVG een grote mate van zelfstandig opereren verwacht. Hieronder staan de taken weergegeven waarvan wij de verantwoordelijkheid bij de verenigingen onder hebben gebracht:
• Het toewijzen van wooneenheden bij vertrek van bewoners;
• Het controleren van het jaarinkomen van de beoogde nieuwe bewoner (zie ook ‘Passend toewijzen’)
• Het afsluiten van een (onder)huurcontract met nieuwe bewoners (zie ook ‘Model huurovereenkomst woonruimte’)
• Het innen van de huur bij de individuele bewoners
• Het tijdig overmaken van de totale huur aan de WBVG
• Het uitvoeren van huurdersonderhoud (zie ook het Onderhouds-ABC)
• Het bijhouden van een boekhouding. Een basiscursus voor dubbel boekhouden voor WBVG-panden vind je hier.
Het klinkt allemaal als heel wat, in de praktijk valt het reuze mee. Het is in elk geval erg belangrijk om de zaken financieel goed op de rit te houden. Zorg er bijv. voor dat eventuele huurachterstanden niet oplopen en maak goede afspraken over afbetalingen. Op die manier komt het overmaken van de totaalhuur aan de WBVG niet in het geding. Ook adviseren wij om in de individuele huurcontracten de verplichting op te nemen om gebruik te maken van een automatische incasso voor de huren. Zo ga je tegen dat mensen ‘vergeten’ de huur over te maken. Tot slot: zorg altijd dat er twee mensen bij de huis- of betaalrekening kunnen zodat transacties door beide personen ingezien kunnen worden. Zo voorkom je vervelende verrassingen.
Een interessante link met nog véél meer informatie is deze, de site van verenigingen.nl.
